Evento aziendale: ecco come organizzarlo con successo

Decidere di organizzare un evento non è una cosa da poco. L’agenzia di organizzazione eventi nosilence.it, che opera in vari settori, segue passo per passo le fasi di pianificazione e organizzazione del tuo evento.

Vediamo alcuni punti importanti da prendere in considerazione per realizzare un evento aziendale di successo.

Definire target e obiettivi

Definisci chiaramente il tuo target e i tuoi obiettivi.

L’evento deve essere integrato nella strategia di comunicazione complessiva. Quindi definisci qual è il tuo obiettivo: devo attrarre nuovi clienti o consolidare quelli già acquisiti?

La definizione degli obiettivi e del tipo di pubblico determina in gran parte il formato dell’evento, nonché la strategia generale da adottare.

Un convegno, infatti, è una buona occasione per confrontarsi con i professionisti del tuo settore, mentre il contatto con i tuoi clienti sarà più radicato durante una serata di gala o di festa.

Calcolare il budget

Stabilire il budget diventa la cosa più importante e forse la più difficile se non hai esperienza o se non sei supportato da un’agenzia di eventi.

Ci sono molte voci di spesa da pianificare: location, hostess, apparecchiature audio, catering, arredamento.

Ti consigliamo di riservare un margine, indispensabile per spese impreviste.

Tipo di evento

Esistono molti tipi di eventi: seminario, colazione, conferenza, mostra, fiera, serata, evento VIP, team building. Scegli il metodo più adatto al tuo obiettivo e al tuo target.

Per motivare i tuoi dipendenti dopo una riorganizzazione, opta invece per una giornata di team building in un luogo di relax fuori dall’azienda.

Per formare la tua rete di rivenditori IT sul tuo nuovo prodotto, prediligi un workshop tecnico in cui i partecipanti possano “toccare” il prodotto e assistere a una dimostrazione. Per ringraziare i tuoi migliori clienti, invitali a una serata VIP e riserva le serate per animare la tua rete di partner.

Data

Evita determinati orari, come periodi di ferie scolastiche, giorni festivi, lunedì, periodi identificati come occupati a seconda del settore di attività.

Guarda il calendario degli eventi dei tuoi concorrenti, per evitare di programmare il tuo evento contemporaneamente a loro.

Se stai organizzando un evento al di fuori dell’orario di lavoro, ad esempio la sera, fallo conviviale.

Affronta i diversi vincoli degli attori del tuo evento, che si tratti dei tuoi fornitori di servizi o delle squadre che intendi mobilitare.

Scegli una data che non sia né troppo vicina (per dare tempo a relatori e ospiti di organizzarsi) né troppo lontana (per evitare sviste, e quindi no-show).

Infine, pensa alla durata della manifestazione. Tutto dipende da cosa hai da dire. Se gli argomenti da trattare sono numerosi, non esitare a pianificare il tuo evento su più giorni in modo che i relatori possano presentare e discutere in buone condizioni.

Luogo

Scegli un luogo adeguato all’affluenza prevista, soprattutto in termini di dimensioni.

Dovrebbe essere facilmente accessibile. Non c’è niente di meglio per infastidire o scoraggiare i tuoi visitatori che posizionare il tuo evento lontano da qualsiasi infrastruttura di trasporto.

Puoi tenere il tuo evento nei tuoi locali, in una sala seminari, in un luogo insolito. La scelta sarà fatta in base al messaggio e all’immagine che vuoi trasmettere e il tono che vuoi dare al tuo evento.

Comunicazione

Affinché il tuo target possa partecipare all’evento, devi informarlo. Se il target è piccolo e preciso, è meglio inviare un invito a tutti i contatti. Per raggiungere un nuovo target, dovrai comunicare sui vari media che lo riguardano (stampa specializzata, radio, siti web specializzati, newsletter) con largo anticipo rispetto alla data del tuo evento.

Per attirare le persone, pianifica una strategia di comunicazione dell’evento.

Ancora una volta, tutto dipende dal tuo budget e dal tuo obiettivo.

Tuttavia, dovrebbero essere presi in considerazione diversi mezzi di comunicazione.

• Emailing: questo è il canale appropriato per inviare inviti al segmento precedentemente selezionato del tuo database.
• Sito web: trasmetti facilmente tutte le informazioni relative al tuo evento e beneficia di una buona visibilità, in particolare attraverso il referenziamento naturale.
• Social: facilitano la comunicazione con il tuo pubblico, ma anche la distribuzione di informazioni a persone con interessi legati al tuo evento, tramite pubblicità a pagamento. Non c’è bisogno di un grande budget, a volte bastano poche decine di euro per raggiungere diverse migliaia di utenti Internet.
• Stampa e pubbliche relazioni: devi poi scrivere un comunicato stampa contenente tutte le informazioni essenziali.